Um sistema sob medida para pequenas e médias empresas custa, na prática, entre R$ 15 mil e R$ 200 mil [REVISAR: faixa geral BHB] — e essa faixa é larga porque o preço é função do escopo, não do "tamanho da empresa". Dois fatores explicam quase toda a variação: quantos fluxos o sistema cobre e com o que ele precisa se integrar.
Quem responde "depende" e para por aí está fugindo da pergunta. Este guia mostra as faixas que praticamos, o que empurra o valor pra cima ou pra baixo, e a conta pra saber se compensa — antes de você falar com qualquer fornecedor, inclusive a gente.
A faixa de preço real por porte de projeto
A tabela abaixo é o nosso ponto de partida em orçamentos. Não é promessa de preço fechado: é o intervalo onde a grande maioria dos projetos cai. [REVISAR: valores e prazos conforme prática atual da BHB]
| Porte | O que cobre | Faixa de investimento | Prazo típico da 1ª versão |
|---|---|---|---|
| Pequeno | 1 fluxo central, 5–10 telas (ex.: controle de OS, agendamento) | R$ 15–35 mil | 4–8 semanas |
| Médio | 2–4 fluxos integrados, 10–25 telas, 1–2 integrações | R$ 35–80 mil | 2–4 meses |
| Grande | Multi-perfil, módulo fiscal, app mobile, migração de dados | R$ 80–200 mil+ | 4–8 meses |
Duas observações honestas sobre essa tabela:
- O projeto pequeno resolve mais do que parece. A maioria das empresas que nos procura precisa de um fluxo bem-feito, não de um ERP inteiro. Começar pequeno é o caminho que recomendamos na maioria dos casos.
- Se alguém te ofereceu um "sistema completo" por R$ 5 mil, desconfie do que vai ser entregue — em geral é um template adaptado às pressas, e a conta chega depois, em retrabalho.
Pra se localizar na tabela, conte os fluxos, não os desejos: quantos processos diferentes o sistema precisa cobrir no dia 1? Uma oficina que quer OS + orçamento + aprovação está descrevendo um fluxo (porte pequeno). A mesma oficina somando estoque de peças, comissão e financeiro já é porte médio. A distribuidora que precisa de pedido, estoque multi-depósito, romaneio e integração com o emissor fiscal está no limite entre médio e grande. Essa conta de fluxos é o que fazemos na conversa inicial de 15 minutos — e é por isso que conseguimos devolver uma faixa no mesmo dia, sem reunião de descoberta de duas horas.
Os 6 fatores que fazem o preço subir (ou cair)
O número de telas é só o começo da conta. Estes seis fatores são o que de fato movem o orçamento:
- Integrações. Cada sistema externo (gateway de pagamento, WhatsApp, ERP legado, transportadora) adiciona análise, desenvolvimento e teste. Integração simples via API documentada custa pouco; integração com sistema antigo sem documentação custa caro. Na prática: conectar um gateway de pagamento conhecido adiciona dias; conversar com um ERP de 2008 sem API pode adicionar semanas — e o orçamento precisa dizer qual dos dois é o seu caso.
- Exigências fiscais. Emissão de NF-e/NFS-e, SPED e afins têm complexidade regulatória. Quando dá pra usar um emissor pronto integrado, a conta cai bem — e é quase sempre o que recomendamos: não faz sentido reconstruir o que a Receita já obriga emissores homologados a fazer.
- Número de perfis de acesso. Um sistema com dono + equipe é simples. Um com cliente final, fornecedor, franqueado e administradora multiplica telas e regras de permissão — cada perfil novo é, na prática, uma "versão" do sistema que precisa ser pensada e testada.
- Migração de dados. Sair de planilhas organizadas é rápido. Sair de um sistema antigo com 10 anos de dados inconsistentes é um projeto dentro do projeto — cliente duplicado, produto cadastrado de quatro jeitos, datas em formato texto. Quando é esse o caso, dizemos antes, não na fatura.
- App mobile. Se a versão web responsiva resolve (e na maioria dos casos resolve), você economiza a faixa inteira de um segundo desenvolvimento. App nativo só quando há razão concreta: uso offline em campo, câmera intensiva, notificação push crítica.
- Urgência. Prazo apertado de verdade significa mais gente alocada em paralelo — e isso custa. Se o cronograma é flexível, diga: é argumento de negociação a seu favor.
Repare que nenhum desses fatores é "tecnologia X ou Y". Stack moderna é obrigação, não item de cobrança — desconfie de orçamento que justifica preço com sigla de framework.
Sob medida x prateleira: a conta de 3 anos
Comparar o projeto sob medida com a mensalidade do software pronto olhando só o primeiro boleto é a forma errada de fazer a conta. O horizonte honesto é 36 meses:
| Item | Software pronto (típico) | Sob medida |
|---|---|---|
| Entrada | R$ 5–15 mil (implantação) [REVISAR] | R$ 35–60 mil (projeto médio) [REVISAR] |
| Mensalidade | R$ 600–1.500/mês ou R$ 80–150 por usuário [REVISAR] | R$ 150–400/mês de infraestrutura [REVISAR] |
| Customizações em 3 anos | R$ 5–20 mil (cobradas por hora, quando possíveis) [REVISAR] | Inclusas no escopo ou em ciclos de evolução |
| Total em 3 anos (10 usuários) | R$ 50–90 mil — e o sistema não é seu | R$ 40–75 mil — e o ativo é seu |
Colocando números no cenário típico de 10 usuários [REVISAR]: um ERP a R$ 900/mês + implantação de R$ 10 mil + R$ 8 mil de customizações soma ~R$ 50 mil em 3 anos — e no 37º mês a mensalidade continua. Um projeto sob medida de R$ 45 mil + infraestrutura de R$ 250/mês soma ~R$ 54 mil no mesmo período — e no 37º mês você paga só a infraestrutura, sobre um ativo que é seu e foi moldado no seu processo.
A prateleira ganha quando sua operação é padrão e o time é pequeno. O sob medida ganha quando a cobrança por usuário pune seu crescimento ou quando você já paga customização pra fazer o sistema pronto caber no seu processo. A comparação completa, cenário a cenário, está no nosso comparativo entre ERP pronto e sistema personalizado.
Como calcular se compensa (ROI)
A conta que recomendamos fazer antes de pedir qualquer orçamento:
Horas desperdiçadas por mês × custo da hora da equipe = custo mensal do problema.
Exemplo realista: uma equipe de 4 pessoas em que cada uma perde 45 minutos por dia redigitando dados entre planilha e sistema desperdiça ~66 horas/mês. A R$ 30/hora [REVISAR], são R$ 2.000/mês, ou R$ 24 mil/ano — sem contar o custo dos erros de digitação, que costuma ser maior.
Um projeto de R$ 40 mil que elimina esse desperdício se paga em menos de dois anos só na conta direta. Em setores com perda operacional visível a conta fecha mais rápido: numa oficina mecânica, peça comprada errada e retrabalho por OS perdida são dinheiro contável; numa clínica, cada falta por desmarcação não confirmada é receita que evaporou.
Segundo exemplo, com receita em vez de horas [REVISAR]: uma clínica com agenda de 300 consultas/mês e 12% de falta perde ~36 atendimentos. Se a confirmação automática recuperar metade — taxa comum — são 18 consultas × R$ 150 = R$ 2.700/mês de receita recuperada. Um módulo de agenda + confirmação na faixa pequena se paga em menos de um ano, e tudo que vier depois é margem.
A regra que tiramos disso: o ROI mora em três lugares — horas da equipe, erro que custa caro e receita que escapa. Se o seu problema não aparece em nenhum dos três, não contrate. Sério. Sistema sob medida com ROI forçado vira frustração para os dois lados.
O que você recebe em cada faixa
Pra faixa de preço virar decisão, precisa estar claro o que entra em cada porte:
- Projeto pequeno (R$ 15–35 mil): levantamento do fluxo, sistema web responsivo com o fluxo central completo, cadastros essenciais, relatórios básicos, treinamento da equipe e período de ajustes pós-entrega. [REVISAR]
- Projeto médio (R$ 35–80 mil): tudo do pequeno + fluxos adicionais integrados entre si, painel de indicadores, permissões por perfil, 1–2 integrações externas e migração de dados a partir de planilhas. [REVISAR]
- Projeto grande (R$ 80 mil+): escopo definido por fases, com entregas funcionais a cada ciclo — módulo fiscal, app, migração de legado. Ninguém deveria fechar R$ 150 mil de uma vez sem ver entregas parciais funcionando.
Igualmente importante é o que não está embutido em nenhuma faixa séria: infraestrutura (servidor e backups são custo mensal à parte, na sua titularidade), emissor fiscal de terceiro (assinado direto por você, integrado por nós) e evolução futura além do escopo fechado. Fornecedor que "inclui tudo pra sempre" no preço do projeto está escondendo a conta em algum lugar — geralmente na mensalidade que aparece depois.
Na hora de comparar propostas, exija três coisas por escrito: a lista do que entra na primeira versão (telas e fluxos, não promessas), o critério de cobrança do que for descoberto no caminho, e de quem é o código no final. Proposta que não responde às três não é mais barata — é só mais vaga.
Em todos os casos, uma regra nossa que vale você exigir de qualquer fornecedor: o código e os dados são seus. Sem aluguel de software disfarçado — os detalhes de contrato estão em de quem fica o código no software sob medida.
Perguntas frequentes
Dá pra começar pequeno e crescer depois?
Sim — e é o que recomendamos. Começar pelo fluxo que mais dói (na faixa de R$ 15–35 mil [REVISAR]) valida o sistema na operação real antes de investir nos módulos seguintes. Software bem construído cresce por etapas sem retrabalho.
Sistema sob medida tem mensalidade?
Licença, não. O que existe é o custo de infraestrutura (servidor, banco de dados, backups), tipicamente R$ 150–400/mês [REVISAR], pago direto ao provedor ou via plano de manutenção. É uma fração do que um software pronto cobra por usuário.
O código-fonte fica com quem?
Com você, desde que isso esteja no contrato — e deve estar. No nosso modelo, código e dados são propriedade do cliente. Se o fornecedor resiste a colocar isso por escrito, é sinal de aprisionamento à vista.
Quanto tempo demora pra ficar pronto?
A primeira versão funcional de um projeto pequeno leva de 4 a 8 semanas. Os prazos por etapa e o que costuma atrasar (spoiler: não é o código) estão detalhados em quanto tempo demora um sistema sob medida.
Por que o orçamento varia tanto entre fornecedores?
Porque cada um embute coisas diferentes: tem quem cobre barato e venda horas extras depois, e quem precifique o projeto completo de uma vez. Compare escopo por escrito, não número solto — e desconfie tanto do mais caro sem justificativa quanto do barato demais.
Conversa direta
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